Preliminarmente occorre osservare che l’obbligo di conservazione della documentazione di lavoro non è disciplinato in maniera unitaria, ma varia a seconda delle normative settoriali che regolano l’effettuazione dei singoli atti, adempimenti ed obblighi. I tempi di conservazione delle diverse tipologie di documenti variano a seconda del periodo di prescrizione dei relativi diritti; ove non sia diversamente disciplinato dalla legge, il termine ordinario di prescrizione è di dieci anni.
Molto spesso la normativa di specie prevede solo le modalità di tenuta e non i tempi di conservazione della documentazione, facendo sorgere inevitabilmente l’esigenza di rifarsi ai principi generali dell’ordinamento, l’articolo 2220 del codice civile prevede che: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
Gli atti del procedimento sono tutti quelli che permettono di espletare gli oneri gravanti su ciascun soggetto in esso coinvolto, ed è perciò fondamentale la loro conservazione. Tale onere grava sul legale sino al momento in cui i diritti del cliente non si siano prescritti, non sia venuta meno la possibilità di proporre ricorsi od impugnazioni o non abbia espletato quanto previsto nel mandato.
A fronte di una prescrizione ordinaria decennale di tale obbligo, sono previste anche prescrizioni presuntive che operano rispettivamente dopo un mese, ex articolo 2954 cc, dopo sei mesi ex articolo 2955 cc e dopo tre anni, ex articolo 2956 del codice civile, ma ciascuna di queste eccezioni, alla prescrizione ordinaria decennale, viene meno se chi si oppone ad esse dimostra che l’obbligazione non si era estinta.
Nel caso di specie, ovvero trattandosi di documentazione relativa a procedimenti patrocinati dal legale e non essendovi una norma ad hoc che permetta all’avvocato di disfarsi della documentazione giudiziaria in suo possesso prima dei dieci anni, si può dedurre che esso sia obbligato a conservarla per i dieci anni successivi a partire dall’ultimo adempimento effettuato ovvero quando siano scaduti tutti i termini di legge utili per compiere quanto previsto nel mandato, tutelare gli interessi dell’avente diritto o sino al momento in cui non vi sia più la possibilità di proporre impugnazioni o ricorsi.
