A seguito della delibera CNIPA del 19 Febbraio 2004 n. 11, viene sancito il significato della conservazione elettronica, ovvero sostitutiva, volta alla sostituzione degli obblighi di conservazione fisica dei vari documenti contabili.

È importante chiarire, in via preventiva, che la posta elettronica certificata (PEC), strumento che certifica l’avvenuto trasferimento da un soggetto ad un altro di una comunicazione o di un contenuto, non dev’essere considerato come strumento di conservazione dei documenti contabili.

Per ottenere valenza legale, difatti, tutti i documenti in formato digitale devono essere conservati tramite un iter basato su parametri fissati dalla legge italiana con l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale: grazie alla firma digitale apposta da una Certification Authority (time stamping/marca temporale) il documento digitale viene bloccato nella forma e nel tempo per garantirne la non modificabilità. I documenti fiscali che possono essere conservati in formato elettronico sono il libro giornale, il libro degli inventari, le dichiarazioni fiscali, i bilanci, le fatture di acquisto/vendita e i Registri Iva. Per quanto riguarda questi ultimi, con l’introduzione delle nuove regole di fatturazione, suddetti registri pare potranno essere esenti dagli obblighi di conservazione.

Infatti, il primo segnale significativo risale al 5 dicembre 2017, a seguito dell’aggiunta del comma 4-quarter all’art. 7 del D. lgs 10 Giugno 1994 n. 357, tramite il quale venne eliminato per i soli registri Iva acquisti e vendite il concetto di “conservazione fisica”, restringendo l’obbligo per le imprese della sola “tenuta” con sistemi elettronici, ma garantendo al contempo la possibilità di stampare in formato cartaceo tutta la documentazione contabile richiesta dall’Agenzia delle Entrate e dall’Amministrazione Finanziaria, in caso di ispezioni e verifiche ai fini di eventuali accertamenti di natura tributaria.

E’ ormai certo che l’introduzione della fatturazione elettronica porterà una conseguente e sempre più concreta dematerializzazione degli archivi contabili, nonché la scomparsa, in breve tempo, della conservazione tradizionale. I vantaggi che ne derivano sono sicuramente ravvisabili nell’automatizzazione del flusso documentale, in una notevole semplificazione dell’attività di conservazione e nella garanzia di una significativa riduzione dei costi legati al consumo di carta, stampanti e sull’attività di archiviazione.

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Dr. Luigi D’Amore